Υλοποίηση Προγραμμάτων

ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΕΤΑΙΡΙΚΗΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΕΥΘΥΝΗΣ

ΣΤΑΔΙΟ 1: Οργάνωση Προγράμματος Εταιρικής Κοινωνικής Ευθύνης

ΣΤΑΔΙΟ 2: Επιλογή και έγκριση προτάσεων.

Έκδοση πρόσκλησης (προκήρυξης) για υποβολή αιτήσεων χρηματοδότησης.

Επιλογή και έγκριση Πρότασης

ΣΤΑΔΙΟ 3: Παρακολούθηση υλοποίησης Έργου

Συστηματική επικοινωνία με Δικαιούχο – παρακολούθηση στοιχειών προόδου Έργου

Σύνταξη Δελτίου Αξιολόγησης Προόδου Έργου

Λήψη διορθωτικών ενεργειών

Επαλήθευση στοιχείων

Επιτόπια επαλήθευση στην έδρα του Φορέα Υλοποίησης

Χρηματοροές Έργου

Ανάκληση Έργου

ΣΤΑΔΙΟ 4: Ολοκλήρωση Έργου

Υποβολή έκθεσης ολοκλήρωσης Έργου από τον Φορέα Υλοποίησης

Εξέταση των συνολικών στοιχείων της πράξης

Επιλογή Φορέων Υλοποίησης του Έργου Ε.Κ.Ε.

Σύνταξη και υποβολή του προτεινόμενου Έργου στην Επιτροπή Αξιολόγησης.

Υλοποίηση Έργου

Δράσεις Δικτύωσης

Δράσεις Δημοσιότητας

Ορίζεται η Επιτροπή Αξιολόγησης, η οποία αποτελείται από στελέχη της χρηματοδότριας εταιρείας και από στελέχη του Σύμβουλου Υλοποίησης. Ο ρόλος της Επιτροπής είναι πολύ σημαντικός διότι οργανώνει όλο το Πρόγραμμα Ε.Κ.Ε., το παρακολουθεί κατά την διάρκεια υλοποίησης και βεβαιώνει την επιτυχή ολοκλήρωσή του. Συγκεκριμένα, η επιτροπή:

Ο σκοπός της διαδικασίας είναι η κατά το δυνατό ευρύτερη ενημέρωση των υποψήφιων φορέων υλοποίησης σχετικά με τις ευκαιρίες χρηματοδότησης που παρέχει η χρηματοδότρια εταιρεία μέσω του Προγράμματος Εταιρικής Κοινωνικής Ευθύνης.

Ο σκοπός της διαδικασίας είναι η διασφάλιση της διαφάνειας και της ίσης μεταχείρισης στην επιλογή για χρηματοδότηση των προτάσεων σύμφωνα με τα επιλεγμένα κριτήρια.

Ο σκοπός της διαδικασίας είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης των Έργων και η λήψη των απαιτούμενων μέτρων και ενεργειών για την υλοποίησή τους.

Η Επιτροπή Αξιολόγησης παρακολουθεί συστηματικά την πορεία υλοποίησης των Έργων ως ακολούθως:

Η Επιτροπή Αξιολόγησης, με βάση τα διαθέσιμα στοιχεία για την πορεία υλοποίησης του Έργου:

Τα αποτελέσματα της εξέτασης αυτής αποτυπώνονται στο Δελτίο Αξιολόγησης Προόδου, το οποίο συντάσσεται και υποβάλλεται ανά τρίμηνο στην Επιτροπή Αξιολόγησης η οποία αφού το ελέγξει πιστοποιεί την ακρίβεια των αναγραφόμενων στοιχείων.

Στην περίπτωση που κατά την αξιολόγηση προόδου του Έργου διαπιστωθούν αποκλίσεις από τους εγκεκριμένους όρους υλοποίησης ή παρουσιάζονται μη αιτιολογημένες καθυστερήσεις μεγαλύτερες των έξι μηνών σε σχέση με την προγραμματισθείσα πρόοδο, η Επιτροπή Αξιολόγησης δύναται να προβεί σε ανάκληση του Έργου χωρίς να απαιτείται συμφωνία του φορέα υλοποίησης. Εφόσον οι αποκλίσεις ή οι καθυστερήσεις κριθούν αιτιολογημένες, η Επιτροπή Αξιολόγησης προτείνει διορθωτικές ενέργειες και υποστηρίζει τον φορέα υλοποίησης για την υλοποίησή τους.

Η επαλήθευση των στοιχείων του Έργου, περιλαμβάνει τις παρακάτω διαδικασίες:

Προκειμένου η Επιτροπή Αξιολόγησης να μπορεί να διαμορφώσει τεκμηριωμένη άποψη σχετικά με την πρόοδο του έργου και εφόσον κρίνεται σκόπιμο προβαίνει σε επιτόπια επαλήθευση. Η πρόοδος υλοποίησης του Έργου αξιολογείται λαμβάνοντας υπόψη:

Στην περίπτωση που από την αξιολόγηση προκύπτει ανάγκη για περαιτέρω πληροφορίες ή διευκρινίσεις σχετικά με την υλοποίηση του Έργου, η Επιτροπή Αξιολόγησης δύναται να ζητήσει από τον Φορέα Υλοποίησης συμπληρωματική υποβολή διευκρινιστικών στοιχείων.

Ο σκοπός στους διαδικασίας είναι η διάθεση των απαιτούμενων πιστώσεων στους φορείς υλοποίησης για την υλοποίηση των εγκεκριμένων Έργων.Η διαδικασία αρχίζει αμέσως μετά την ένταξη του Έργου στο Πρόγραμμα Ε.Κ.Ε.

Ο σκοπός της διαδικασίας είναι η άρση της χρηματοδότησης ενός Έργου από το Πρόγραμμα Εταιρικής Κοινωνικής Ευθύνης λόγω τεκμηριωμένων αδυναμιών εκτέλεσής του. Η διαδικασία εφαρμόζεται στα Έργα εκείνα για τα οποία:

Ο σκοπός της διαδικασίας είναι η επιβεβαίωση από τη Επιτροπή Αξιολόγησης τής ολοκλήρωσης και παράδοσης των παραδοτέων του Έργου, καθώς και η επιβεβαίωση της ορθότητας, κανονικότητας και επιλεξιμότητας των αντίστοιχων δηλώσεων δαπανών.

Με την ολοκλήρωση του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του Έργου, ο φορέας υλοποίησης υποβάλλει στη Επιτροπή Αξιολόγησης Έκθεση Ολοκλήρωσης Έργου συνοδευόμενη από την αναγκαία τεκμηρίωση.

Στην Έκθεση Ολοκλήρωσης Έργου περιγράφεται το υλοποιηθέν φυσικό αντικείμενο και τα αντίστοιχα παραδοτέα, οι δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν, το αποτέλεσμα που επιτεύχθηκε σε σχέση με το εγκριθέν και το λειτουργικό αποτέλεσμα του Έργου, προκειμένου η Επιτροπή Αξιολόγησης να οριστικοποιήσει το φυσικό και οικονομικό αντικείμενο και να βεβαιώσει την τήρηση των υποχρεώσεων που είχε αναλάβει ο φορέας υλοποίησης με το Σύμφωνο Αποδοχής Όρων.

Η Επιτροπή Αξιολόγησης προβαίνει στην εξέταση των στοιχείων που έχουν υποβληθεί με την Έκθεση Ολοκλήρωσης Έργου, προκειμένου να επαληθεύσει:

Κατά τη διοικητική επαλήθευση συμπληρώνεται η Λίστα διοικητικού ελέγχου ολοκλήρωσης Έργου. Εάν από τη διοικητική επαλήθευση των στοιχείων υλοποίησης του έργου διαπιστωθούν προβλήματα ή εάν με βάση τα διαθέσιμα στοιχεία (πρόσφατες επιτόπιες επαληθεύσεις, εκθέσεις ειδικών εμπειρογνωμόνων που υποβάλλονται στη Επιτροπή Αξιολόγησης κ.ά.) το φυσικό αντικείμενο του Έργου που πραγματοποιήθηκε και το λειτουργικό αποτέλεσμα αυτού δεν είναι δυνατό να επαληθευτούν διοικητικά, προγραμματίζεται επιτόπια επαλήθευση. Σχετικά Έντυπα Έκθεση Ολοκλήρωσης Έργου Λίστα διοικητικού ελέγχου ολοκλήρωσης Έργου

Η συμμετοχή φορέων της τοπικής κοινωνίας αποτελεί βασική προϋπόθεση επιτυχίας ενός Έργου Ε.Κ.Ε. 

Ενδεικτικοί Φορείς Υλοποίησης είναι :

Συντάσσεται το Δελτίο Έργου το οποίο περιλαμβάνει:

Η Επιτροπή Αξιολόγησης Έργου απαρτίζεται από εξουσιοδοτημένα στελέχη. Εξετάζει το προτεινόμενο Έργο, προτείνει τυχόν βελτιώσεις - τροποποιήσεις και σε περίπτωση αποδοχής του συντάσσει την απόφαση ένταξης του Έργου στο πρόγραμμα Ε.Κ.Ε. της εταιρείας.

Η υλοποίηση του Έργου πιστοποιείται μέσω του Φυσικού και του Οικονομικού Αντικειμένου του. Συγκεκριμένα:

Εξετάζεται η δυνατότητα δικτύωσης του Έργου με αντίστοιχες δράσεις με κοινούς ωφελούμενους, ή με μελλοντικά Έργα Ε.Κ.Ε. της επιχείρησης.

Οι Δράσεις δημοσιότητας υλοποιούνται από την ένταξη έως την ολοκλήρωση ενός Έργου Ε.Κ.Ε. είτε με ίδια μέσα, είτε με την συνδρομή διαφημιστικής εταιρείας που συνεργάζεται με την επιχείρηση. Ενδεικτικές Δράσεις Δημοσιότητας είναι: